رهنمود سلامت اداری و مالی دانشگاه تهران- شماره ۰۸-۱۴۰۲ ضوابط و مقررات
اداره کل حسابرسی داخلی در راستای آگاه‌سازی جامعه دانشگاه تهران از قوانین، آئین‌نامه‌ها و دستورالعملهای سلامت اداری اقدام به تهیه و ارائه گاهنامه "رهنمودهای سلامت اداری " با هدف ارتقا شفافیت و بهبود عملکرد سازمانی نموده است.
چیستی و جایگاه:
از آنجا که هر تصمیم و اقدامی بایستی بر اساس ضوابط، مقررات و مجوزهای قانونی انجام پذیرد انجام هر فعلی بدون مجوز قانونی ممنوع می‌باشد.
عدم رعایت ضوابط، مقررات، بخشنامه‌ها و دستورالعملهای ذیربط موجب انحراف، ضرر و زیان به منابع و منافع دانشگاه و سو جریانات مالی و تخلفات احتمالی خواهد شد. فلذا موارد ذیل می‌بایست توسط واحدهای دانشگاه در انجام معاملات دولتی رعایت گردد. برخی موارد مهم و پر کاربرد به شرح ذیل تقدیم می‌گردد:
۱- افتتاح حساب با هماهنگی اداره کل امور مالی از طریق خزانه‌داری کل کشور نزد بانک مرکزی:
بر اساس تبصره ۷ جز الف بند ۲ قانون بودجه سال ۱۴۰۱ وتبصره ۱۹ بند ح قانون بودجه سال ۱۴۰۲ کلیه دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری و ماده (۲۹) قانون برنامه پنج ساله ششم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران، واحدهای دانشگاه موظفند تمامی حساب‌های فرعی خود را مسدود نموده و تمام حساب‌های ریالی (درآمدی و هزینه‌ای) را صرفاً از طریق خزانه‌داری کل کشور و نزد بانک مرکزی افتتاح کنند و کلیه دریافت‌ها و پرداخت‌های خود را فقط از طریق حساب‌های افتتاح شده نزد بانک مرکزی انجام دهند.
*نگهداری هرگونه حساب توسط دستگاه‌های یادشده در بانکی غیر از بانک مرکزی در حکم تصرف غیرقانونی در وجوه و اموال دولتی است.
۲- اصل پنجاه و سوم قانون اساسی:
کلیه دریافت‌های دولت در حساب‌های خزانه داری کل متمرکز می‌شود و همه پرداخت‌ها در حدود اعتبارات مصوب به موجب قانون انجام می‌گیرد و کلیه درآمدهای دانشگاه می‌بایست به حساب متمرکز وجوه اختصاصی دانشگاه نزد خزانه (بانک مرکزی) واریز گردد.(اصل ۵۳ قانون اساسی)
بر این مهم در دیگر قوانین و آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه نیز تاکید شده است. طبق بند " ه" ماده ۲، بند " ب" ماده ۱۲ و کلیه بندهای ماده یک پیوست یک دستورالعمل انواع وصول درآمد آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه تهران و همچنین طبق مصوبه شماره ۱۲۸۵۲۰/ ت ۵۹۷۸۷ ه مورخ ۱۴۰۱/۰۷/۲۰ هیأت وزیران، کلیه درآمدهای دانشگاه می‌بایست به حساب خزانه تمرکز وجوه اختصاصی (بانک مرکزی) واریز گردد.
*عدم واریز درآمد به عنوان کتمان درآمد دولت محسوب می‌شود که خلاف مواد مذکور بوده و محل اشکال دستگاه‌های نظارتی می‌باشد.
۳- ممنوعیت کتمان درآمد:
عدم واریز دریافتی‌های حاصل از ارائه خدمت یا فروش کالا به حساب‌های مجاز دانشگاه نزد خزانه به هر نحوی حکم کتمان درآمد را داشته و هزینه آن مبالغ حکم تصرف غیرقانونی در وجوه و اموال دولتی را دارد.
همچنین مدارک هزینه کرد به علت عدم رعایت مراحل خرج: تشخیص، تأمین اعتبار، تعهد و تسجیل و اعمال نظارت مالی و صدور حواله قابل قبول و مورد تأیید نهادهای نظارتی نخواهد بود.
۴- درآمدها و دریافت های دانشگاه شامل موارد ذیل می‌باشند(ماده۱۲ آیین نامه مالی و معاملاتی ):
- وجوهی که تحت عنوان کمک و یا عناوین دیگر از محل ردیف‌های بودجه کل کشور در اختیار دانشگاه قرار می‌گیرد؛
- درآمدهای اختصاصی دانشگاه که انواع و نحوه وصول و صرف آنها براساس فعالیت‌های پژوهشی، خدمات فنی و مشاوره‌ای و سایر موارد مندرج در دستورالعمل پیوست شماره «۱» به حساب خزانه واریز و بنا به درخواست دانشگاه به حساب‌های پرداخت دانشگاه منتقل خواهد شد؛
- وجوهی تحت عنوان سایر منابع تأمین اعتبار که نحوه وصول و مصرف آن در این آئین نامه، یا مقررات خاص دیگری، مشخص گردیده است؛
- هدایا و کمک‌های مردمی براساس دستورالعمل پیوست شماره «۲» آئین نامه مالی معاملاتی دانشگاه؛
- وصول مطالبات؛
- وجوه حاصل از موقوفات.
۵- نکات مهم در خصوص درآمدها و دریافت‌ها:
- لزوم رعایت واریز وجه درآمد اختصاصی به حساب متمرکز وجوه اختصاصی دانشگاه نزد خزانه (بانک مرکزی)؛
- ممنوعیت استفاده از دستگاه پایانه فروش شخصی ( pos ) ؛
- ممنوعیت انعقاد قرادادها بدون رعایت تشریفات قانونی؛
- لحاظ نمودن تخفیف در شهریه دانشجویی، قراردادهای اجاره‌ای و سایر موارد فروش کالا و خدمات بدون مجوز هیئت امنا؛
- لزوم شناسایی به موقع درآمدها طبق نظامنامه حسابداری تعهدی وزارت امور اقتصادی و دارایی؛
- عدم ثبت درآمد اختصاصی تحت عناوین دیگر به عنوان مثال کمک‌های مردمی؛
- ممنوعیت دریافت وجه نقد در خصوص درآمدهای دانشگاه (در صورت عدم رعایت، به عنوان تصرف در وجوه دولتی تلقی می‌گردد)؛
- تخلف قانونی در خصوص افتتاح حساب در واحدهای دانشگاهی بدون رعایت و تشریفات قانونی به شرحی که در بند ۱ این رهنمود آمده است؛
- مسئولیت مقام مجاز در نحوه صحیح وصول درآمدها؛
- رعایت دریافت سود از حساب‌های جاری دانشگاه با تصویب هیأت امنا؛
- ممنوعیت تهاتر درآمدها و هزینه‌ها؛
- اقدامات قانونی بابت عدم پرداخت اجاره بها و معوقات مستأجران؛
- امکان استفاده از حساب‌های سپرده به صورت موقت و تسویه تا پایان همان سال مالی با تصویب هیأت رئیسه؛
- دقت در عدم ایجاد هزینه زائد بر اعتبار؛
- اجرای ضوابط مصارف در حدود منابع؛
- اجرای قوانین نظام ارتقا سلامت اداری و مبارزه با فساد؛
- اجرای قوانین استفاده متوازن از امکانات کشور؛
- استفاده حداکثری از توان تولیدی و خدماتی کشور و حمایت از کالای ایران در معاملات؛
۶- هزینه‌ها و پرداخت‌ها (ماده - ۱۶ آئین نامه مالی و معاملاتی):
هزینه‌ها و پرداخت‌ها می‌بایست به ترتیب پس از طی نمودن مراحل تشخیص، تأمین اعتبار، تعهد، تسجیل، اعمال نظارت مالی و صدور حواله اقدام گردد؛
- دستور پرداخت از مقام مجاز، نظارت مالی، فاکتور رسمی و مورد تأیید سازمان امور مالیاتی ارائه گردد؛
- فهرست معاملات به سازمان امور مالیاتی ارائه گردد؛
- قبض انبار، صورت جلسه تحویل کالاهای خریداری شده ارائه گردد؛
- انجام معاملات از طریق سامانه ستاد انجام شود؛
- در ازای پرداخت وجه به فروشندگان، رسید وجه قانونی اخذ گردد؛
- در راستای ارائه خدمات، تاییدیه انجام کار خدمات از سوی ناظر مورد اعتماد مقام مجاز و مسئولین ذیربط ارائه گردد؛
- نصاب معاملاتی رعایت گردد و مبنای نصاب معاملاتی به نصاب پایین‌تر آورده نشود (شکست معاملات صورت نگیرد)؛
- از فروشندگان، گواهی مالیات بر ارزش افزوده اخذ گردد؛
- کسورات قانونی کسر گردد.
*- نکات مهم:
- مطابق بودن هزینه و پرداخت‌ها، درآمد و دریافت‌ها با آئین نامه‌ها، مقررات و مصوبات قانونی؛
- حصول اطمینان از صحت محاسبات مالی؛
- اصالت و کفایت اسناد و مدارک مثبته در هر یک از موارد؛
- نگهداری حساب و تنظیم صورت‌های مالی؛
- نظارت بر حفظ اسناد، دفاتر و مدارک مالی؛
۷- مراتب اعمال نظارت مالی:
- بر اساس ماده ۳۶ و در اجرای مفاد بند الف ماده «۲» آئین نامه مالی و معاملاتی، اعمال نظارت مالی به عهده مدیر امور مالی دانشگاه است.
تبصره - رئیس حسابداری / مسئول مالی / عامل مالی در قبال مدیرکل امور مالی (معاون وی) و مدیر امور مالی (یا معاون وی) در قبال رئیس دانشگاه، در مورد اعمال صحیح نظارت مالی پاسخگو می‌باشند. نحوه و حدود نظارت مالی بر طبق دستور العملی خواهد بود که به تصویب هیأت رئیسه دانشگاه می‌رسد.
- براساس ماده ۳۷ آئین نامه مالی و معاملاتی در صورتی که مدیر امور مالی پرداخت وجهی را برخلاف مفاد این آئین نامه و مصوبات هیأت امنا تشخیص دهد، مراتب را با ذکر دلایل مربوط کتباً به مقام صادر کننده دستور پرداخت اعلام می‌کند. مقام صادر کننده دستور پس از وصول گزارش مدیر امور مالی چنانچه مسئولیت امر پرداخت را به عهده بگیرد، مراتب را کتباً به مدیر امور مالی اعلام می‌نماید، در این صورت مدیر امور مالی مکلف به پرداخت وجه مزبور و ارائه گزارش به هیأت امنا می‌باشد.
تبصره چنانچه مقام صادرکننده دستور پرداخت غیر از شخص رئیس دانشگاه باشد، مدیر امور مالی مکلف است پس از اطلاع و تأیید رئیس دانشگاه اقدام به پرداخت نماید.
۸- کنترل‌های داخلی از منظر نظارت‌های برون سازمانی:
- ماده ۱- قانون دیوان محاسبات کشور: هدف دیوان محاسبات کشور با توجه به اصول مندرج در قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران عبارت است از اعمال کنترل و نظارت مستمر مالی به منظور پاسداری از بیت المال از طریق کنترل عملیات و فعالیت‌های مالی کلیه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شرکت‌های دولتی و سایر دستگاه‌هایی که به نحوی از انحاء از بودجه کل کشور استفاده می‌کنند.
- ماده ۳-( فصل دوم - وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات) بررسی وقوع عملیات مالی در دستگاه‌ها به منظور اطمینان از وصول و ارسال صحیح و به موقع درآمد و یا انجام هزینه و سایر دریافت‌ها و پرداخت‌ها؛
- ماده ۴- (فصل دوم - وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات) رسیدگی به موجودی حساب اموال و دارایی‌های دستگاه‌ها؛
- ماده ۵-( فصل دوم-وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات) بررسی جهت اطمینان از برقراری روش‌ها و دستورالعملهای مناسب مالی و کاربرد مؤثر آنها در جهت نیل به اهداف دستگاه‌های مورد رسیدگی؛
- ماده ۶ - (فصل دوم - وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات) اعلام نظر در خصوص لزوم وجود مرجع کنترل کننده داخلی و یا عدم کفایت مرجع کنترل کننده موجود در دستگاه‌های مورد رسیدگی با توجه به گزارشات حسابرسی‌ها و رسیدگی‌های انجام شده جهت حفظ حقوق بیت المال؛ (رهنمود سلامت اداری و مالی شماره 7 )
۹- لزوم کنترل داخلی:
- اطلاع از چگونگی عملکرد و فرآیند انجام امور؛
- هدایت و ارتقا اثربخش و کارآیی سازمان؛
- استفاده از بازخورد فرآیند کنترل داخلی جهت ارتقا هوشیاری مدیران به منظور حصول اطمینان معقول از انضباط و سلامت فرآیندها و عملیات اداری و مالی سازمان و کارکنان؛
- جلوگیری از ایجاد شرایط نامساعدی که منجر به اشتباه یا سو استفاده در فعالیت‌های مالی می‌شود. به معنای دیگر ایجاد کنترل‌های بازدارنده و همچنین کنترل‌هایی که منجر به کشف به موقع اشتباهات و تخلفات می‌گردد.
- حصول اطمینان از رعایت قوانین و مقررات مربوط به تکالیف و مأموریت‌های سازمان؛
- اطمینان معقول از سلامت فرآیندهای اداری با هدف پیشگری و کاهش احتمال وقوع تخلف؛
- صیانت از دارایی‌ها اعم از نقدی و غیرنقدی و ثبت آنها در دفاتر و گزارش‌های مالی؛
- نظارت بر نحوه استفاده صحیح، مناسب و بجا از اموال دولتی و نحوه دسترسی به آنها و جلوگیری از هرگونه حیف و میل و سو استفاده از آنها؛
۱۰- ممنوعیت تهاتر درمعاملات دانشگاه:
بر اساس اصل ۵۳ قانون اساسی کشور و نیز بند "ب" ماده (۱۲) آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه تهران و همچنین بخشنامه شماره ۵۵.۲۰۲۴۹۱ مورخ ۱۴۰۱.۰۹.۲۹ خزانه داری کل کشور تمام دستگاه‌های اجرای موظف هستند کلیه در آمدهای خود را از مبدا وصول و بی واسطه و بلادرنگ به حساب‌های خزانه داری کل کشور واریز نمایند. لذا هزینه کرد مستقیم و یا تهاتر این درآمدها خلاف مواد قانونی فوق الذکر می‌باشد.
همچنین بر اساس ماده ۱۸ قانون ارتقا سلامت نظام اداری و مقابله با فساد هر نوع فعالیت اقتصادی به صورت مستقیم و غیرمستقیم برای کلیه دستگاه‌های مندرج در بندهای (الف)، (ب) و (ج) ماده
(۲) این قانون که در وظایف و اختیارات قانونی آنها فعالیت‌های اقتصادی پیش بینی نشده، ممنوع است.
۱۱- ممنوعیت پولشویی:
فرآیندی که طی آن درآمدی را که به صورت غیرقانونی کسب شده، به صورت قانونی جلوه دهند، و یا هر نوع عمل یا اقدام به عمل برای مخفی نمودن یا تغییر ظاهر هویت عوائد نامشروع یا غیرقانونی به طوری که وانمود شود از منابع قانونی یا مشروع حاصل گردیده است. (رهنمود سلامت اداری و مالی شماره ۵)
۱۲- ممنوعیت تدلیس:
عملیات مالی و معاملاتی که به صورت آگاهانه موجب فریب طرف معامله (دانشگاه) گردد، یا نیرنگی نامتعارف که از سوی یکی از دو طرف معامله با آگاهی و دستیاری او به منظور گمراه ساختن طرف دیگر به کار می‌رود و طرف مقابل را به معامله برمی‌انگیزد که در صورت آگاهی از موقعیت به آن رضایت نمی‌داد. (ماده ۴۳۸ قانون مدنی)
۱۳- منع تصدی بیش از یک پست:
موضوع چند شغلی بودن و اشتغال یک فرد در سمت‌ها و پست‌های مختلف از عواملی است که باعث انحصارگرایی، محدودیت شغلی، افزایش بیکاری و تعارض بین نقش‌ها و جایگاه‌ها در جامعه می‌شود. اهمیت این موضوع علاوه بر تبیین آن در اصل ۱۴۱ قانون اساسی کشور مبنی بر "ممنوعیت جمع مشاغل دولتی ، قانونگذار را موید بر تصویب " قانون ممنوعیت تصدی بیش از یک شغل" مصوب ۱۱/۱۰/۱۳۷۳ ساخته است که جوانب مختلف این ممنوعیت را در اصل یاد شده نشان می‌دهد.(رهنمود سلامت اداری و مالی شماره 2)
۱۴- منع مداخله کارکنان:
کارکنان دولت، به جهت دسترسی به اطلاعات، توانایی‌های اداری و عدم آگاهی از منع مداخله کارکنان دولت در معاملات دولتی با اعمال نفوذ در فرآیند مناقصه‌ها و مزایده‌ها، زمینه رقابت سالم اقتصادی و برابر و امکان حضور و موفقیت دیگر شرکت کنندگان را از بین می‌برند. لذا، مقنّن با وضع قوانین مختلف سعی در از بین بردن امکان مداخله کارکنان دولت در معاملات دولتی را دارد. از مهمترین این قانون‌ها، لایحه قانونی راجع به "منع مداخله وزرا و نمایندگان مجلسین و کارمندان دولت در معاملات دولتی و کشوری مصوب ۲۲/۱۰/۱۳۳۷ " است که به طور خلاصه از آن با عنوان قانون "منع مداخله کارکنان" یاد می‌شود. (رهنمود سلامت اداری و مالی شماره یک)
۱۵- عدم اعلام کشف تخلف:
هر یک از رؤسا یا مدیران یا مسؤولین سازمانها و مؤسسات مذکور در ماده (۵۹۸) که از وقوع جرم ارتشاء یا اختلاس یا تصرف غیرقانونی یا کلاهبرداری یا جرایم موضوع مواد (۵۹۹) و (۶۰۳) در سازمان یا مؤسسات تحت اداره یا نظارت خود مطلع شده و مراتب را حسب مورد به مراجع صلاحیت دار قضائی یا اداری اعلام ننماید علاوه بر حبس از شش ماه تا دو سال به انفصال موقت از شش ماه تا دو سال محکوم خواهد شد. (ماده ۶۰۶ قانون مجازات اسلامی)
۱۶- اظهار بی اطلاعی و جهل به قانون:
اعلام بی اطلاعی و جهل به قانون رافع مسئولیت نیست، جهل به حکم، مانع از مجازات مرتکب نیست مگر اینکه تحصیل علم عادتاً برای وی ممکن نباشد یا جهل به حکم شرعاً عذر محسوب شود.
تبصره- جهل به نوع یا میزان مجازات مانع از مجازات نیست. (ماده ۱۵۵ قانون مجازات اسلامی)
۱۷- سوت زنی (گزارشگری فساد):
سوت زنی را می‌توان نوعی فراخوان عمومی برای مطلع کردن مدیران دانشگاه به منظور پیشگیری از وقوع تخلف تلقی کرد. به دیگر سخن هدف "سوت زنی" جلوگیری از اشتباهات و به سبب آن پیشگیری از آسیب دیدن خانواده دانشگاه تهران می‌باشد.
شایان ذکر است این اداره کل به منظور پیشگیری از بروز موارد خارج از ضوابط، اطمینان بخشی به دانشگاهیان و ایجاد مسیر امن ارتباط گیری برای ایشان بخش ویژه گزارشات مردمی (سوت زنی) در صفحه تارنمای اداره کل حسابرسی داخلی ایجاد نموده و موارد احتمالی به صورت بی نام از سوی همکاران این اداره مورد بررسی قرار می‌گیرد. (دستور العمل مصوب وزارت اقتصاد و دارایی)
این رهنمود صرفاً به منظور آگاه سازی جامعه مفخم دانشگاه تهران از قوانین مرتبط، با هدف پیشگیری و جلوگیری از بروز آسیب برای این خانواده بزرگ تهیه می‌گردد. لذا در موارد دارای ابهام و شبهات حتماً موضوع از این اداره کل استعلام گردد. همچنین مزید اطمینان خواهد بود همکاران محترم موارد احتمالی عدول از مقررات مربوطه را به منظور همیاری با دانشگاه در جلوگیری از بروز تخلف به این اداره کل گزارش نمایند.
با آرزوی توفیق الهی