رهنمودهای سلامت اداری و مالی (شماره ۷): کنترل داخلی

اداره کل حسابرسی داخلی در راستای آگاه‌سازی جامعه دانشگاه تهران از قوانین، آئین‌نامه‌ها و دستور‌العمل‌های سلامت اداری اقدام به تهیه و ارائه گاهنامه "رهنمود‌های سلامت اداری " با هدف ارتقا شفافیت و بهبود عملکرد سازمانی نموده است.

 چیستی و جایگاه:

کنترل داخلی؛ یک فرآیند اقتصادی و مالی است که جهت اطمینان یافتن از اهداف در قالب چرخه معاملات ( اعتبار ، درآمد و هزینه ) پردازش می شود.  

کنترل داخلی به مسئولین سازمان اطمینانی در حد معقول یا نسبی می دهد که آیا واحدهای تابعه در راستای تحقق اهداف تعیین شده گام بر میدارند و آیا اهداف تعیین شده محقق خواهد شد یا خیر؟

 انواع کنترل :

الف- اولیه (مشاهده عینی) : پایه ، کنترل های حداقلی

ب- ثانویه : ( کنترل های سرپرستی ) : انظباطی ، حفاظتی ، تفکیک وظایف

 کنترل داخلی به دو دسته تقسیم می شود: 

الف - عملیاتی: بیشتر در حوزه ی رعایت قوانین و عملکرد ها می باشد و از اینرو حسابرسان مستقل  در آن وارد نمی شوند ولی از الزامات وجودی حسابرسان داخلی می باشد.

ب- مالی: مستقیمأ با اتکای مدارک حسابداری و اسناد مالی می باشد.

کفایت و تاثیرگذاری کنترل داخلی برای کارآمد و اثر بخش بودن حسابرسی داخلی و استفاده منابع سازمان (دانشگاه) و بهره مندی از پرسنل محیطی می باشد.

 سطوح فعالیت های اداری کنترلهای داخلی:

• فعالیت های زنجیره ارزش (مالی) دانشگاه : نظیر خرید کالا و خدمات، ارائه و فروش کالا و خدمات، .اجاره و واگذاری اماکن و ...
• فعالیت های عملیاتی/بنیادی دانشگاه: نظیر امور مدیریتی ، منابع انسانی ، توسعه فناوری اطلاعات ، امور پشتیباتی و تدارکات و ...

 اهداف کنترل های داخلی :

• ایجاد قابلیت اعتماد و درستی اطلاعات ؛
• رعایت قوانین ، مقررات و آیین نامه ها ؛
• حفظ اموال و دارائی های دانشگاه ؛
• کار آمدی روش ها ( بررسی توجیه اقتصادی طرح  و بهبود آن ) ؛
• تحقق اهداف عالیه دانشگاه ( جلوگیری از اقداماتی که در مسیر اهداف دانشگاه نیست ) ؛
• نظارت بر نحوه استفاده صحیح، مناسب و بجا از اموال دولتی، نحوه دسترسی به آنها و جلوگیری از هرگونه حیف و میل، سوء استفاده از آنها ( سرقت و آتش سوزی و نظایر آن) ؛
•  اطلاع از چگونگی عملکرد و فرآیند انجام امور ؛
• اطمینان معقول از سلامت فرآیندهای اداری با هدف پیشگری و کاهش احتمال وقوع تخلفات و ارتقاء انضباط و سلامت نظام اداری و مالی ؛
• هدایت و ارتقاء اثربخش و کارآیی سازمان ؛
• استفاده از بازخورد فرآیند کنترل داخلی جهت ارتقاء هوشیاری مدیران به منظور حصول اطمینان معقول از انضباط و سلامت فرآیندها و عملیات اداری و مالی سازمان و کارکنان ؛

  الزامات استقرار کنترل های داخلی :

• لزوم وجود مرجع کنترل کننده ی داخلی ( ماده 6 قانون دیوان محاسبات کشور ) ؛
• اطلاع از چگونگی عملکرد و فرآیند انجام امور ؛
• حصول اطمینان از رعایت قوانین و مقررات مربوط تکالیف و ماموریت های سازمان ؛
• اطمینان معقول از سلامت فرآیندهای اداری با هدف پیشگری و کاهش احتمال وقوع تخلفات و ارتقاء انضباط و سلامت نظام اداری و مالی ؛
• هدایت و ارتقاء اثربخش و کارآیی سازمان ؛
• استفاده از بازخورد فرآیند کنترل داخلی جهت ارتقاء هوشیاری مدیران به منظور حصول اطمینان معقول از انضباط و سلامت فرآیندها و عملیات اداری و مالی سازمان و کارکنان ؛
• جلوگیری از ایجاد شرایط نامساعدی که منجر به اشتباه یا سوء استفاده در فعالیتهای مالی شود. به معنای دیگر ایجاد کنترلهای بازدارنده و همچنین کنترل هایی که منجر به کشف به موقع اشتباهات و تخلفات میگردد. (یعنی کنترل های کشف کننده)
• حراست از دارائی ها اعم از نقدی و غیرنقدی و نشان دادن مطلوب آنها در دفاتر و گزارش های مالی ؛
• حفظ سرمایه ها و منابع انسانی در اختیار ؛

ارتباط کلی انواع کنترل داخلی با انواع حسابرسی

 فراوانی تخلفات براساس یافته های حسابرسی :

• عدم رعایت ضوابط و مقررات کلی حاکم بر دریافت ها و پرداخت ها ؛
• بکارگیری و جبران خدمات کارکنان دولت ؛
• عدم رعایت احکام قوانین برنامه های توسعه ای ، قانون بودجه سنواتی و سایر قوانین مرتبط با بودجه ؛
• عدم رعایت ضوابط انتخاب پیمانکار و قراردادها ؛
• هدایا و کمک های مردمی ؛
• خرید کالا و خدمات ؛
• تهیه اسناد صوری یا جعلی (تدلیس) ؛
• تخلفات در اجرای طرح های عمرانی ؛
• عدم رعایت ضوابط پیش پرداخت و علی الحساب ؛
• تنخواه گردان ، کارپردازی ؛
• حساب های بانکی غیر مجاز ؛
• عدم رعایت مقررات مربوط به اموال دولتی ؛
• کسری انبار و ابواب جمعی ؛
• عدم ارائه صورتحساب در موعد مقرر قانونی ؛
•  

 راهکارهای کلی پیشگیری از تخلف :

• شناخت و احصاء قوانین و مقررات مرتبط و لازم الاجراء ؛
• آشنائی کامل مدیران و کارکنان به قوانین و مقررات مرتبط و لازم الاجراء (آموزش) ؛
• برقراری و تقویت کنترل های داخلی ؛
• نظارت داخلی اثربخش، کارآمد و به موقع بر فرآیند امور ؛
•  

 مبانی قانونی کنترل های داخلی از منظر نظارتهای برون سازمانی :

• ماده 1- قانون دیوان محاسبات کشور: هدف دیوان محاسبات کشور با توجه به اصول مندرج در قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران عبارت است از اعمال کنترل و نظارت مستمر مالی به منظور پاسداری از بیت المال از طریق کنترل عملیات و فعالیتهای مالی کلیه وزارتخانه ها، مؤسسات، شرکتهای دولتی و سایر دستگاههایی که به نحوی از انحاء از بودجه کل کشور استفاده میکنند.
• ماده 3-( فصل دوم - وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات ) بررسی وقوع عملیات مالی در دستگاهها به منظور اطمینان از وصول و ارسال صحیح و به موقع درآمد و یا انجام هزینه و سایر دریافتها و پرداختها ؛
• ماده 4- ( فصل دوم - وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات ) رسیدگی به موجودی حساب اموال و داراییهای دستگاهها ؛
• ماده 5-( فصل دوم-وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات)بررسی جهت اطمینان از برقراری روشها ودستورالعملهای مناسب مالی و کاربرد مؤثر آنها در جهت نیل به اهداف دستگاههای مورد رسیدگی ؛
• ماده 6 - ( فصل دوم - وظایف و اختیارات قانون دیوان محاسبات ) اعلام نظر درخصوص لزوم وجود مرجع کنترل کننده داخلی و یا عدم کفایت مرجع کنترل کننده موجود در دستگاههای مورد رسیدگی با توجه به گزارشات حسابرسی ها و رسیدگی های انجام شده جهت حفظ حقوق بیت المال ؛

این رهنمود صرفاً به منظور آگاه سازی جامعه مفخم دانشگاه تهران از قوانین مرتبط، با هدف پیشگیری و جلوگیری از بروز آسیب برای این خانواده بزرگ تهیه می‌گردد. لذا در موارد دارای ابهام و شبهات حتماً موضوع از این اداره کل استعلام گردد. همچنین مزید اطمینان خواهد بود همکاران محترم موارد احتمالی عدول از مقررات مربوطه را به منظور همیاری با دانشگاه در جلوگیری از بروز تخلف به این اداره کل گزارش نمایند.

با آرزوی توفیق الهی