رهنمودهای سلامت اداری و مالی (شماره ۳): مزایدات و مناقصات (ترک تشریفات)
اداره کل حسابرسی داخلی در راستای آگاه‌سازی جامعه دانشگاه تهران از قوانین، آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های سلامت اداری اقدام به تهیه و ارائه گاهنامه "رهنمودهای سلامت اداری و مالی " با هدف ارتقا شفافیت و بهبود عملکرد سازمانی نموده است.
بر اساس قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور مصوب ۱۰/۱۱/۱۳۹۵: ماده ۱- دانشگاه‌ها در برگزاری مناقصات و اصلاحات و الحاقات بعدی آنها در چهارچوب مصوبات و آئین‌نامه‌های مالی، معاملاتی، اداری، استخدامی و تشکیلاتی مصوب هیأت امنا که حسب مورد به تأیید وزیران علوم، تحقیقات و فناوری و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی می‌‌رسد، عمل می‌‌کنند.
با این وجود در برخی موارد و حسب اهمیت موضوعات خاص، مصوبات ویژه توسط هیئت محترم وزیران جهت اجرا ابلاغ می‌گردد، از این دست می‌توان به " آئین‌نامه نحوه فعالیت دستگاه‌های اجرایی در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت" اشاره داشت. که در آن تمامی دستگاه‌های اجرایی از جمله دانشگاه‌ها موظف به اجرای آن هستند.(برای دانلود اینجا کلیک کنید)
ماده ۱- در راستای سیاست‌های کلی اقتصاد مقاومتی، ایجاد شفافیت مالی، مبارزه با فساد، برقراری محیط رقابت‌پذیر سالم و عدالت اقتصادی و به منظور «…» دستگاه‌های مشمول قانون برگزاری مناقصات – مصوب ۱۳۸۳ - و دیگر معامله‌کنندگان بخش عمومی از جمله دستگاه‌هایی که شمول قانون بر آنان مستلزم ذکر یا تصریح نام است و دانشگاه‌ها، مراکز و مؤسسات آموزش‌عالی و پژوهشی و فرهنگستان‌ها و پارک‌های علم و فناوری و دستگاه‌های الحاقی موضوع بند (ب) ماده (۳) قانون حداکثر استفاده از توان تولیدی و خدماتی کشور و حمایت از کالای ایران – مصوب ۱۳۹۸- باید براساس برنامه زمان‌بندی وزارت صنعت، معدن و تجارت در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت به نشانی ( www.setadiran.ir ) که در این تصویب‌نامه به اختصار "ستاد" نامیده می‌شود ثبت‌نام کنند و با امضای الکترونیکی معتبر و رعایت قوانین و مقررات مربوط، تمام مراحل معاملات متوسط و بزرگ خود به جز معاملات محرمانه، مانند درخواست، استعلام، فراخوان، توزیع و دریافت اسناد، گشایش الکترونیکی پاکت‌ها یا پیشنهادها، انعقاد قرارداد و داد و ستد وجوه و تضمینات و نیز هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد را از طریق ستاد و به طور الکترونیکی انجام دهند.
بر این اساس انجام معاملات در دانشگاه تابع قوانین و مقررات بالادستی و آئین نامه مالی و معاملاتی (مطابق مواد ۲۸ الی ۳۵ و پیوست‌های مرتبط در آئین نامه که تاکید بر روند مراحل اجرای مزایدات، مناقصات و موارد ترک تشریفات دارد) می‌باشد.
دانشگاه طبق " آئین نامه اجرایی سامانه ستاد" موظف به ثبت معاملات خود با رعایت تشریفات قانونی از طریق سامانه فوق می‌باشد. بر این راستا در برگزاری مزایدات و مناقصات، واحد راًسا امکان برگزاری تشریفات ذکر شده را نخواهند داشت و این امور صرفاً با ارسال درخواست از سوی واحد به معاونت محترم برنامه ریزی و توسعه منابع و پس از اخذ نظر کارشناس رسمی دادگستری توسط اداره کل محترم امور حقوقی، با ثبت و درج آگهی توسط اداره بازرگانی و امور قراردادهای اداره کل طرح‌های عمرانی و پشتیبانی، به صورت متمرکز در سامانه ستاد در جلسه‌ای با حضور اعضای ثابت کمیسیون (معرفی شده در سامانه و دارای توکن عضویت) و حضور نماینده واحد درخواست کننده، برگزار و نسبت به گشایش پاکات پیشنهادات الکترونیکی ثبت شده در سامانه ستاد، اقدام خواهد شد.
نکات قابل توجه در مناقصه، مزایده و ترک تشریفات
الف: مبلغ یا برآورد معاملات مشمول هر یک از نصاب‌های معاملاتی نباید با تفکیک مواردی که به طور متعارف یک مجموعه واحد است به نصاب‌های پایین‌تر برده شود.
ب: در کلیه عقود قرارداد و معاملات بازه زمانی صرف شده در تشریفات توسط واحد جهت برنامه ریزی مکاتبات و ارسال درخواست مد نظر قرار گیرد، چرا که تکیه بر ادله‌ای همچون محدودیت زمانی توجیه محکمی بر درخواست ترک تشریفات نخواهد بود؛ (این مهم در تبصره ماده ۲۲ پیوست شماره ۳ آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه نیز تاکید شده است) و با توجه به نظارت دقیق و سامانه‌ای مراجع ذی صلاح بر روند معاملات و نحوه بهره برداری از اموال غیر منقول در دستگاه‌های دولتی، کوتاهی در این فرآیند موجب پاسخگویی دستگاه مربوطه خواهد شد.
ج: بخشنامۀ شمارۀ ۲۵۹۲۹۵ مورخ ۲۷/۰۹/۱۴۰۰ معاون محترم اداری و مالی دانشگاه، موضوع «لزوم تمرکز امور حقوقی و به استناد آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه در رابطه با تعیین کارشناسان رسمی برای معاملات دانشگاه اعم از مزایده و مناقصه، در رابطه با اموال منقول و غیر منقول، با توجه به ماهیت حقوقی اموری همچون اظهار نظر در خصوص صلاحیت کارشناسان و بررسی انطباق یا عدم انطباق نظریه کارشناسی با قوانین و مقررات، از تاریخ ابلاغ آن تعیین کارشناسان اعم از رسمی یا غیر رسمی، دریافت نظریه و ابلاغ آن به واحدهای مختلف دانشگاه با اداره کل حقوقی خواهد بود».
د: به کلیه موارد درج شده در مواد ۳۱ و ۴۳ پیوست شماره ۳ آئین نامه مالی و معاملاتی در تهیه پیش نویس قراردادها توجه گردد و هم چنین بنا بر بخشنامه شمارۀ ۱۹۰۵۲۳ مورخ ۱۰/۰۷/۱۳۹۸ «مبنی بر لزوم نظارت و تأیید قراردادها و پیمان‌ها از سوی اداره کل امور حقوقی»، ضروری است کلیه قراردادها پیش از انعقاد، جهت بازبینی، اظهارنظر و اخذ تائیدیه به اداره کل امور حقوقی دانشگاه ارسال و سپس به مرحله اجرا برسد. همچنین در عقود قراردادهای تخصصی حتماً کلیه امور با هماهنگی واحد متخصص امر در دانشگاه صورت پذیرد به عنوان مثال در موضوعات امور پیمان و موارد مشابه، پیگیری موضوع می‌بایست با هماهنگی اداره کل طرح‌های عمرانی و پشتیبانی صورت پذیرد.
این رهنمود صرفاً به منظور آگاه سازی جامعه مفخم دانشگاه تهران از قوانین مرتبط، با هدف پیشگیری و جلوگیری از بروز آسیب برای این خانواده بزرگ تهیه می‌گردد. لذا در موارد دارای ابهام و شبهات حتماً موضوع از این اداره کل استعلام گردد. همچنین مزید اطمینان خواهد بود همکاران محترم موارد احتمالی عدول از مقررات مربوطه را به منظور همیاری با دانشگاه در جلوگیری از بروز تخلف به این اداره کل گزارش نمایند.