رهنمودهای سلامت اداری و مالی (شماره ۴): حسابرسی عملکرد

اداره کل حسابرسی داخلی در راستای آگاه‌سازی جامعه دانشگاه تهران از قوانین، آئین‌نامه‌ها و دستور‌العمل‌های سلامت اداری اقدام به تهیه و ارائه گاهنامه "رهنمود‌های سلامت اداری " با هدف ارتقا شفافیت و بهبود عملکرد سازمانی نموده است.

جایگاه:

حسابرسی عملکرد؛ ارزیابی مستقل، هدفمند و قابل اتکای تعهدات سامانه‌ها، عملیات، برنامه‌ها و فعالیت‌های دانشگاه تهران از نظر انطباق با مؤلفه‌های صرفه اقتصادی، کارایی و اثربخشی و ارائه پیشنهاد با هدف پیشرفت و توسعه در دانشگاه است. هدف اصلی حسابرسی عملکرد بهبود اداره امور و پاسخگویی بخش دولتی از طریق ارزش افزوده است.

زمانیکه قوانین بالادستی، استانداردهای دستگاه‌های نظارتی، مصوبات هیأت امنا، هیأت رئیسه، هیأت اجرایی و آئین نامه‌ها در دانشگاه تهران با منطق و اصول بنیادی به همراه دستورالعمل‌های مربوطه اجرا شود، این اداره کل با ارائه تجزیه و تحلیل‌های جدید و قابل دسترس کردن اطلاعات موجود، بر اساس یافته‌های حسابرسی عملکردی می‌تواند به منظور بهبود عملکرد و پیشرفت موضوعات، راهکارها و پیشنهادات لازم ارائه نماید.

اهداف حسابرسی عملکردی:

۱. شناخت وضعیت مطلوب (آنچه باید باشد) و وضعیت موجود (آنچه هست)، بررسی میزان انحراف وضعیت موجود از وضعیت مطلوب و بررسی دلایل و ریشه‌های ایجاد انحراف و ارائه توصیه برای تصمیم گیری و اصلاح وضعیت؛

۲. حداقل کردن هزینه‌های تحصیل منابع مورد نیاز (منابع فیزیکی، مالی یا انسانی و..) مطابق با اصول صحیح اداری و خط مشی‌های مناسب مدیریتی در زمان مقتضی و مقدار مناسب با حفظ کیفیت مطلوب؛

۳. افزایش بازده و استفاده از داده‌ها و فعالیت‌ها (بر حسب کیفیت و مقدار) و ساماندهی، اجرا و پایش منابع مطابق با اهداف و برنامه‌های مصوب دانشگاه با کیفیت مناسب و ارائه به موقع بر اساس استاندارد "بهترین روش اجرا"؛

۴. بهبود اداره امور و ارتقا پاسخگویی و استفاده بهتر از منابع یا انجام کار، فراهم ساختن فرصت کاهش هزینه‌ها و ارتقا بهره وری یا شناخت توانایی‌های سازمان با ارائه پیشنهاد جهت اصلاح نواقص و بهبود سیستم‌ها و عملکرد؛

۵. میزان دستیابی به اهداف تعیین شده (خردمندانه هزینه کردن) و تنظیم اهداف به نحوی که امکان ارزیابی‌هایی از این دست را فراهم سازد؛

۶. شناسایی فرصت‌های بهبود عملیات اداری از نظر صرفه اقتصادی، کارآیی و اثربخشی؛

۷. بازبینی و بررسی عملکرد بخش‌های مختلف در یک دوره معین با انسجام و صحت بیشتر نتایج و فعالیت‌های تحلیل شده و مقایسه با معیارهای معین تا میزان انطباق عملکرد با اهداف مشخص؛

۸. جمع بندی و اظهارنظر در چارچوبی کاملاً متفاوت و با توجه به شرایط و مقتضیات هر کار انجام می‌گیرد و شامل توصیه‌هایی برای اصلاح نواقص و بهبود سیستم‌ها و عملکرد می‌باشد.

عارضه ها و گلوگاه‌ها:

بسیاری از سیستم‌های سازمانی که انتظار می‌رود برای پیشبرد عملیات اداری مفید واقع شود در جهت عکس اهداف سازمان حرکت می‌کند و موجب کندی و عقب ماندگی می‌شود. حسابرسی عملکردی در صدد است با کمک به اشخاص دارای مسئولیت‌های حاکمیتی و مدیریتی در راستای بهبود عملکرد سیستم موجب ارتقا سلامت اداری، شفافیت و پاسخگویی صحیح گردد.

برخی از موانع در مسیر عملکرد رضایت بخش یا دستیابی به اهداف آن را می‌توان به شرح زیر اشاره نمود:

۱. تناقض در برنامه‌های دستگاه ؛

۲. عدم شفافیت در نحوه تهیه و طراحی برنامه ؛

۳. استفاده نامناسب از منابع ؛

۴. کارهای ناتمام و شناسایی نواحی مشکل آفرین ؛

۵. فقدان دستورالعمل‌های مکتوب که سبب عدم فهم درست درخواست‌های متناقض می‌گردد ؛

۶. عدم مرور گزارش‌های مدیریتی و ناتوانی در دستیابی و جمع آوری اطلاعات منظم از محیط و عوامل انسانی ؛

۷. ناتوانی در بررسی و پیگیری رویدادها و دوباره کاری‌ها ؛

۸. عدم یکنواختی و مرتبط نبودن ابزارهای (قانونی، مالی و غیره) تأمین شده در برنامه‌ها ؛

۹. فرآیند تصمیم گیری در نظام مدیریت و نقص در ساختار سازمانی درحین اجرای برنامه ؛

۱۰. متناسب نبودن کیفیت خدمات عمومی ارائه شده با انتظارات دستگاه و مراجعین دستگاه و اهداف مدنظر؛

۱۱. هم پوشانی، موازی کاری یا خنثی ساختن اهداف سایر برنامه‌ها ؛

۱۲. تحلیل دلایل یافته‌ها و مشکلات مشاهده شده در رابطه با شناسایی روش‌های اثربخش تر نمودن فعالیت‌ها و برنامه‌های دانشگاه ؛

۱۳. تعیین سودمندی نسبی رویکردهای دیگر (گزینه‌های جایگزین) در رابطه با عملکرد بهتر برنامه یا رفع عواملی که مانع اثربخشی آن می‌شود ؛

14.بهره گیری از الگو های نتیجه بخش و شبیه سازی شده دانشگاه جهت به حداقل رساندن روندهای ناصحیح ؛ 

این رهنمود صرفاً به منظور آگاه سازی جامعه مفخم دانشگاه تهران از قوانین مرتبط، با هدف پیشگیری و جلوگیری از بروز آسیب برای این خانواده بزرگ تهیه می‌گردد. لذا در موارد دارای ابهام و شبهات حتماً موضوع از این اداره کل استعلام گردد. همچنین مزید اطمینان خواهد بود همکاران محترم موارد احتمالی عدول از مقررات مربوطه را به منظور همیاری با دانشگاه در جلوگیری از بروز تخلف به این اداره کل گزارش نمایند.